「フォルダ迷子」になっていませんか？
- 「ファイルがどこにあるかわからない…」
- 「フォルダを細かく分けすぎて逆に探しにくい…」
- 「もっと効率的にチームでデータ管理したい！」
— そんな悩み、チームやプロジェクトでよくありますよね。
ビジネスにおいてフォルダ階層を3層までに抑えることが推奨されています。
これは情報をシンプルに整理し、チーム全員が迷わずアクセスできるようにするためのルールです。
この記事では、3層ルールの理由とチームで実践する具体的なコツを紹介します！
🔥 なぜ効果があるのか？
✅ ポイント1：チーム全員が素早く情報にアクセスできる
- 階層が深いと「どこにある？」と質問が増え、作業が止まる
- 3層までなら、最短3クリックでファイルにたどり着ける
- 「探す時間＝ムダな時間」をチーム全体で削減できる
✅ ポイント2：管理コストが下がり、迷わない
- 階層が複雑だと「どのフォルダに入れるか？」と毎回悩む
- シンプルな構造なら、管理も更新も楽
- 管理のルールをチーム全体で統一できる
✅ ポイント3：論理的な整理力が身につく
- 情報整理は論理的思考のトレーニングにもなる
- 「どうまとめればわかりやすいか？」を考える癖がつく
- IT業界やプロジェクト運営でのスキルアップにつながる
📝 実践ステップ — 3層以内に整理する方法
ステップ1：シンプルな分類ルールを決める
- 目的に合わせて大枠の分類を用意する
- 例：チーム資料なら「プロジェクト / 資料 / 作業ファイル」
→複数の業務が回っている場合は、プロジェクト単位で管理する。
ステップ2：ファイル名で補足情報を管理する
- 階層を増やす代わりに「バージョン」や「日付」をファイル名に含める
- 例：「企画書v1」「20250701_デザイン最終」
→「名前順」でファイルを並べて、時系列を可視化する
ステップ3：検索機能・タグをフル活用する
- Google DriveやNotionの検索・タグ機能を活用
- フォルダに頼らずに、チーム全体で情報をすぐに引き出せる仕組みにする
→AIで検索する前提でタグ構成も考えておく。
迷ったら、構成からAIに依頼する
- プロジェクトの大まかな要素を伝えて、管理方法を相談する
- 日々のクリエイティブ状況に合わせて、AIエージェントに運用を依頼する
✅ まとめ — シンプルがチームを救う
- フォルダは3層以内に整理し、迷わずアクセスできるようにする
- 管理コストを下げ、チーム全体のスピードと生産性を高める
- デジタルツールを使えば、さらに柔軟かつ高速な整理が可能に
- 「探さない工夫」が、チームの余裕と集中力を生む
コメント