毎週“5Whys”で根本原因を深掘りする

チーム活動をしていると、誰しもが一度は直面する「なぜ、うまくいかないのか？」という課題。その日、その時の成果や進捗に一喜一憂することは避けられませんが、根本的な問題を見つけ出すことができなければ、同じ悩みが繰り返されるだけです。そこで注目したいのが「5Whys」という手法。このセッションを活用することで、チーム全体で根本的な原因を明らかにし、改善へとつなげることができるのです。では、具体的にどのように運営していけば良いのでしょうか？共に考えていきましょう。

なぜ“5Whys”が効果的なのか？

まず、5Whysの基本的な考え方について触れてみましょう。これはシンプルながらも非常に効果的な手法で、問題の根本原因を探るために「なぜ」を5回繰り返すというものです。例えば、チームでプロジェクトが遅れた際に「なぜ遅れたのか？」と問いかけ、次にその答えに対して再度「なぜ？」と続ける。このプロセスを繰り返すことで、表面的な問題だけでなく、深層にある原因にたどり着くことができます。

実際、ある学生プロジェクトでの事例を考えてみましょう。プロジェクトの進行が遅れ、メンバー間に不満が生じたとします。「なぜ進まなかったのか？」と問いかけた結果、最初の答えは「タスクが多すぎたから」となります。しかし、さらに「なぜ多すぎたのか？」と続けると、「メンバーの役割分担が曖昧だったから」と出てきました。そして、さらに深掘りを進めていくと、「明確なコミュニケーションが不足していたため、役割が不明確だった」といった根本的な原因にたどり着くことができたのです。

セッションの運営方法

では、具体的に金曜日に5Whysセッションを運営する方法についてお伝えします。

1. 課題の選定

セッションの最初のステップは、解決したい課題を明確にすることです。1週間の終わりに、チームメンバーと一緒に振り返りを行い、直面している問題を挙げてみましょう。重要なのは、具体的で実行可能な課題を選ぶこと。例として「会議の効率が悪い」といったテーマが挙げられます。

2. 参加者の役割を決める

次に、セッションに参加するメンバーの役割を決めます。一つの方法として、ファシリテーターを設けるのが効果的です。この役割は、議論を進行させ、参加者が声を上げやすい環境を作る役割です。また、記録係を設けることで、セッションの内容をしっかりと残し、後から振り返りやすくなります。

3. “5Whys”の実施

さて、いよいよ5Whysの実施です。ファシリテーターが選定した課題について、「なぜ」を繰り返し問いかけていきます。この過程では、意見や感情が出てくることがあるため、全員が安心して意見を言える環境を整えることが重要です。例えば、あるメンバーが「時間が足りなかった」と言った場合、他のメンバーがその理由に納得することなく新たな視点を提供することで、議論を深めることが可能です。

改善策を共同で考える

5Whysのプロセスを経て、根本原因が明らかになったら、次はその解決策を考える段階です。ただ原因を洗い出すだけでなく、実際にどのように改善していくのかを全員で話し合いましょう。この段階で重要なのは、誰もが参加しやすい、意見を出し合える環境を作ることです。

例えば、役割の明確化が必要と分かった場合、チーム内で具体的な役割分担のルールを決めたり、定期的にコミュニケーションをとる仕組みを設けたりすることが考えられます。このように、全員が関与することで、実行力が高まり、改善策が現実のものとなります。

結論と次のステップ

さて、5Whysセッションを通じて、チームの課題を解決する道筋が見えてきたのではないでしょうか？この手法を定期的に導入することで、根本的な問題を解決し、予防策を講じることが可能になります。

次は、あなたのチームで5Whysを取り入れてみませんか？金曜日のセッションを楽しみにしながら、チームの改善に一歩踏み出してみてください。あなたのチームは、きっと新たな成功を手に入れることができるはずです！さあ、あなたのチームの課題は何ですか？次の金曜日に、その課題を一緒に深掘りしてみましょう！