終業前5分デスク整理で翌朝の勢いを作る

「明日こそ、あの書類を整理しよう」「デスクがごちゃごちゃで、次の仕事に集中できないな」と思いながらも、ついついそのまま帰ってしまった経験はありませんか？多くの人が抱えるこの「デスク周りの混乱」は、実はチーム全体の生産性にも影響を与える大きな課題です。そこで、今回は勤務終了5分前に全員でデスクおよびデスクトップを整理する新しい習慣を提案します。この「デスク整理の儀式」を通じて、チームの意識を高め、翌日のスタートをスムーズにする方法を探ってみましょう。

1. デスク周りの混乱がもたらす影響

まずは、デスク周りが散らかっていることの影響について考えてみましょう。たとえば、重要な書類が見つからず、クライアントとの打ち合わせに遅れてしまったとします。また、デスクトップにファイルが散らばっていると、必要なデータを探すのに時間を取られ、貴重な集中力を失う原因にもなります。

実際、あるチームは、デスク周りが整っていないことが原因で、業務の進行に遅れが生じていました。メンバーたちが昼休みや終業前にデスクを整理することに抵抗を感じ、結果的に各自の業務効率が低下していました。そこで、チームリーダーの提案で、終業前5分を「デスク整理の儀式」として設けることにしました。これにより、全員が同じタイミングで作業を行うことで、仲間意識も生まれ、スムーズな業務運営が実現しました。

2. デスク整理の儀式の具体的な進め方

では、実際にどのようにデスク整理の儀式を進めるのか、具体的なステップを見ていきましょう。

1. 時間を決める: 毎日の終業5分前、例えば17時55分にデスク整理を始めると決めます。これを全員で守ることが重要です。

2. 整理のルールを設定: 個人のデスクやデスクトップを整理する際に、いくつかのルールを設けると良いでしょう。たとえば、「不要な書類は捨てる」「使用するファイルはフォルダにまとめる」、また「次の日のために必要な資料を目の届くところに置く」といった具体的な項目です。

3. 終了後の振り返り: 整理が終わった後、チーム全体で「明日やるべきこと」を確認し合う時間を設けるのもおすすめです。これにより、翌日の業務に対する意識が高まり、引き続きスムーズに仕事を進められます。

3. デスク整理の儀式がもたらす効果

デスク整理の儀式を続けることで、さまざまなメリットが得られます。まず、物理的な整理に加え、精神的な整理も促されるため、ストレスが減少します。これにより、チーム全体の生産性が向上します。

実際に、この儀式を導入したチームでは、業務効率が約20%向上したというデータが報告されています。これは、メンバー全員が同じ時間に一緒に作業をすることで、互いに励まし合い、目的を共有することができたためです。

4. さあ、始めてみましょう！

ここまでお話ししてきたように、終業前5分のデスク整理は、チーム全体に良い影響を与える可能性があります。さて、あなたのチームでもこの「デスク整理の儀式」を取り入れてみる準備はできていますか？

ぜひ、次回のチームミーティングでこのアイデアを共有し、みんなで新しい習慣をスタートしてみましょう。デスクが整うだけでなく、チームの結束も強まり、やる気あふれる職場環境が生まれるかもしれません。あなたのチームに、この変化を起こすチャンスを与えてみてはいかがでしょうか？