5分同期で急ぎの意思決定を即済ませる

あなたもチームメンバーとのコミュニケーションに悩んでいること、ありませんか？何度もメールやチャットでやり取りをしているのに、結局のところ必要な情報が集まらず、決定が先延ばしになってしまった経験。特に、3人以上のチームで活動していると、連携がうまく取れず、時間ばかりが過ぎてしまうという「あるある」が多いのではないでしょうか。

そんなとき、あなたのチームがこの課題を解決するための手段として、「5分同期ミーティング」を導入してみてはいかがでしょうか？ここでは、Slackのハドル機能を活用し、短時間で効率的に意思決定を行う文化について紹介します。

短時間で集中的に話をするメリット
Slackハドルの活用法
文化として定着させるために
最後に

短時間で集中的に話をするメリット

まず、なぜ「5分」という短い時間が重要なのでしょうか。一般的に、長時間の会議は参加者の集中力を奪いがちです。話が脱線したり、議論が深くなりすぎて本来の目的を見失ってしまったりすることもあります。しかし、5分という制限があると、メンバーは「今何を話すべきか」を明確に意識することができます。

あるチームでは、プロジェクトの進行状況を話し合う際に、毎週の定例会を長時間設けていました。しかし、メンバーたちはその会議を敬遠しがちで、重要な決定が遅れることが頻繁にありました。そこで、5分の同期ミーティングを提案したところ、話し合いがスムーズになり、意思決定も迅速に行えるようになったのです。このように、短時間で集中することで、チーム全体の生産性が向上することが期待できます。

Slackハドルの活用法

さて、具体的に「Slackのハドル」を使った5分同期ミーティングの流れを見ていきましょう。ハドルとは、Slack内で音声通話を行う機能で、顔を合わせることなく迅速に意思疎通ができるのが特徴です。

1. 事前にアジェンダを決める

5分という短い時間では、話すべき内容をあらかじめ決めておくことが必要です。例えば、「今週の進捗報告」「次のステップの確認」「解決すべき問題の洗い出し」など、具体的なテーマを設定します。これにより、メンバー全員が会議の目的を理解し、準備を整えて臨むことができます。

2. 一人一分の発言タイム

ミーティングがスタートしたら、各メンバーが1分ずつ自分の意見や進捗を報告します。この際、タイマーをセットしておくと良いでしょう。時間が来たら次の人にバトンタッチすることで、全員が効率的に意見を述べられます。これにより、誰かが長々と話すことを防ぎ、全員が参加する機会を持つことができます。

3. 決定事項を明確にする

最後の1分間は、その日のミーティングで合意した内容や、次に取るべきアクションを確認します。これにより、参加者が何をするべきか具体的に理解でき、次のステップにスムーズに進むことができます。また、この決定事項は後でチャットに残しておくと、メンバーが再確認できて良いでしょう。

文化として定着させるために

5分同期ミーティングの導入は、単なるツールの活用にとどまりません。チームの文化として定着させることが重要です。そのためには、以下のポイントを考慮してみてください。

定期的な実施: 週に1回、決まった時間に5分同期を行うことで、メンバーも自然とその時間を意識するようになります。ルーチン化することで、参加率も向上します。
フィードバックを取り入れる: 初めて行った後は、メンバーからフィードバックを受け、何が良かったのか、どこを改善すべきかを話し合います。これにより、会議の質が向上し、メンバーの満足度も高まります。
成功事例を共有する: 5分同期ミーティングが効果的に機能した事例を共有することで、他のメンバーもその価値を理解しやすくなります。成功体験を共有することで、文化がさらに根付くでしょう。