月次ビジョンメールで意義を繰り返し発信

「毎月のビジョンメール、みんな読んでる？」

チームで活動していると「情報の伝達」や「チームビジョンの共有」が思った以上に難しいと感じることはありませんか？特に、毎月CEOが送るビジョンメール。最初はみんな期待を寄せているものの、次第に開かれなくなったり、内容がスルーされたり…そんな経験を持つ方も多いのではないでしょうか。実は、これは多くのチームが直面する共通の悩みなのです。

しかし、ビジョンメールはただの報告書ではありません。チームの目標や成果を振り返り、次の行動を明確にする大切なツールです。ここでは、毎月のビジョンメールを有意義にするための具体的な運用方法を考えてみましょう。

ビジョンメールの内容は「共感」を生むべし

まず、ビジョンメールの内容はチームメンバーが共感を持てるものでなければなりません。例えば、CEOがただ数字を羅列するだけでは、メンバーは「何を目指しているのか？」という理解が得られず、結果的にやる気を失う可能性があります。そこで、以下の3つのポイントを意識してみましょう。

1. 成功体験の共有: 過去の成果や成功事例を具体的に紹介することで、メンバーは自分たちの努力がどのように実を結んだのかを実感できます。例えば、「先月、販売チームが特定のキャンペーンで目標を達成しました」といった具体的な成果を挙げると良いでしょう。

2. 失敗からの学び: 成功だけでなく、失敗や課題についても触れることが重要です。「この施策は期待した結果を得られなかったが、私たちは○○を学びました」といった形で、失敗をポジティブに捉える姿勢を示すことが、メンバーの信頼を高めます。

3. 次月の目標設定: フィードバックをもとに次月の目標を設定しましょう。「今月はこの成果を上げるために、○○に注力します」と明言することで、メンバーは自分たちが向かうべき方向がより明確になります。

ビジョンメールは「双方向のコミュニケーション」に

次に大切なのは、ビジョンメールを一方通行ではなく、双方向のコミュニケーションとして活用することです。ただの情報発信ではなく、メンバーからのフィードバックを受け入れる場を設けることで、より良いチームの成長が促進されます。

具体的には、

• 意見募集セクションの設置: メールの最後に「皆さんの意見や感想をお待ちしています！」といったセクションを設けることで、メンバーが感じたことを自由に共有できるようにします。実際に、あるチームではこのセクションを設けたところ、多くのメンバーが自分のアイデアを投稿し、次第に活発な意見交換が行われるようになりました。

• 定例会でのフィードバックタイム: 毎月のビジョンメールを送った後に、チーム全体で集まる定例会を設け、その場でビジョンメールの内容についてディスカッションを行うことも効果的です。メンバーが意見を言いやすい環境を整えることで、より多様な視点を得られ、チーム全体の結束力が高まります。

ビジョンメールの継続的な改善を図る

最後に、ビジョンメールを送る運用については、定期的な見直しを行うことが重要です。良い運用方法と悪い運用方法を見極めて、隙間を埋めていくためのサイクルを作りましょう。

• メンバーからのフィードバックを反映: メールの内容や形式について、メンバーのフィードバックを定期的に収集し、実際に改善を行うことで、「自分たちの意見が反映されている」と感じてもらえます。これが結果的にチームのモチベーションを高める要因になります。

• 数値分析を行う: ビジョンメールの開封率や反応率を数値として分析することで、どの内容が受け入れられているのか、どの部分が改善の余地があるのかを見極めることができます。例えば、特定のテーマやトピックについての反応が良い場合は、それを次のメールの中心に据えると良いでしょう。

あなたのチームはどうですか？

毎月のビジョンメール。あなたのチームではその運用がうまくいっていますか？逆に、悩みを感じている方も多いと思います。この機会に、あなたのチームに合ったビジョンメールの運用方法を見直して、より良いコミュニケーションを築いていきましょう。チーム全体が一つの目標に向かって進むためには、情報の共有が欠かせません。次の月次ビジョンメール、あなたはどんな内容を届けますか？